Aunque la mayoría de las transacciones financieras ya se realizan a través de canales digitales, uno de los principales retos de la banca sigue siendo establecer vínculos cercanos y duraderos con los clientes. Frente a este desafío, la gestión documental ha dejado de ser un proceso interno para convertirse en un eje central de la transformación digital. 

DocPath, empresa global especializada en soluciones de software para la administración de información, explica cómo la gestión del ciclo de vida documental se ha convertido en un pilar de la transformación digital y en un elemento decisivo para optimizar la experiencia en el sector financiero, garantizando al mismo tiempo seguridad y cumplimiento normativo.

Los servicios digitales no solo amplían la tenencia de cuentas, también generan impacto directo: 72% de usuarios ahorran tiempo, 59% planifican mejor sus finanzas y 53% acceden a más crédito, según Mastercard. Alcanzar estos resultados exige procesos internos igual de ágiles y seguros, y es aquí donde la gestión documental desempeña un papel decisivo: al digitalizar y centralizar la información, las instituciones financieras pueden responder con mayor eficiencia, ofrecer experiencias personalizadas y fortalecer la confianza en cada interacción, potenciando así la competitividad en un mercado cada vez más digital.
“La gestión documental ya no es simplemente almacenar información en formato electrónico. Hoy hablamos de plataformas inteligentes que conectan datos, procesos y personas en tiempo real. En el sector financiero, esto significa poder anticiparse a las necesidades del cliente, mejorar la toma de decisiones y, al mismo tiempo, asegurar que cada comunicación tenga validez legal y se entregue en el canal que el usuario prefiere. Es una herramienta que impacta directamente en la competitividad del banco y la experiencia de los usuarios”, señaló Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.
La implementación de soluciones avanzadas en procesos documentales no solo agiliza procesos, también genera valor en distintas áreas de negocio como:

● Eficiencia operativa: escalabilidad y rapidez en la producción de documentos con integración de información.

● Seguridad y fuerza legal: contratos ejecutables y acuerdos válidos con firmas digitales seguras.

● Servicios personalizados: cruce inteligente de datos para impulsar estrategias de fidelización, upselling (vender una versión mejorada del producto) y cross-selling (vender productos complementarios).

● Cumplimiento normativo: control de versiones, auditorías completas y herramientas de diseño intuitivas.

● Almacenamiento inteligente: plataformas seguras con búsquedas avanzadas por título y contenido.

● Protección contra fraudes: mecanismos que refuerzan la integridad de los acuerdos y previenen alteraciones.

La interacción con el cliente se redefine al incorporar canales digitales que ya hacen parte de su día a día. Herramientas como WhatsApp, aplicaciones de billetera digital o notificaciones vía SMS permiten mantener un contacto directo y oportuno, mientras que la accesibilidad de documentos en formatos compatibles con pautas internacionales como el WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), que garantizan que los contenidos digitales sean accesibles para personas con discapacidad, amplía el alcance a más usuarios.

Además, la captura inteligente de datos evita redundancias y acelera los procesos, mientras que el seguimiento en tiempo real de la interacción con los documentos enviados abre la puerta a una conexión más profunda y a oportunidades de servicio en el momento adecuado.
“Cuando los bancos gestionan de manera centralizada todo el ciclo de vida documental, no solo ganan agilidad interna, también elevan la satisfacción del cliente y reducen costos operativos. Hemos visto casos donde la automatización documental permite responder en segundos a solicitudes que antes tardaban días, o generar contratos con plena validez jurídica en cuestión de minutos. Todo esto se traduce en experiencia, confianza, fidelización y una base sólida para la innovación en productos financieros”, concluye Mauricio Saavedra Pazos, director de ventas de DocPath en Latinoamérica.